LO STUDIO PROFESSIONALE: DA "ANALOGICO" A "DIGITALE"

Dal processo telematico per l'avvocato, alle comunicazioni telematiche con l'Agenzia delle Entrate per i commercialisti, alle pratiche on line con l'INPS per i Consulenti del Lavoro, all'uso del CAD e la stampa in 3D per gli architetti, alla fattura elettronica per tutte (o quasi) le partite iva italiane. Giorno per giorno non possiamo far altro che osservare come le metodoligie di lavoro nel mondo delle professioni si stiano evolvendo ad una velocità impressionante.

La semplificazione e la dematerializzazione sono una pratica sempre più necessaria per organizzare le attività di studio. La condivisione digitale dei documenti prodotti ormai è diventato indispensabile per poter rendere il proprio lavoro apprezzato dal cliente, sempre più informato su quello che lo circonda, sempre più connesso al mondo informatico. In questo modo parole quali WEB, CLOUD, SMART APP, DIGITAL WALLET, CRM, GDPR, diventano sempre più di uso comune, tanto da entrare a far parte dei vocaboli più usati in ambito professionale.

Le nuove tecnologie portano con loro anche nuove modalità di relazione con i clienti, con nuove tempistiche, nuovi contenuti, nuovi strumenti. L'avvocato e il cliente sono molto più in contatto di un tempo e le loro comunicazioni sono molto più sintetiche e veloci di un tempo. Anche il contatto tra i due è cambiato: se prima l'unico strumento alternativo al vedersi di persona era il telefono, ora c'è solo l'imbarazzo della scelta: Skype, Sms, WhatsApp, Aree riservate del sito, ecc. Una nuova cultura, una nuova mentalità, prima ancora che nuova organizzazione .

Oramai è saputo e risaputo che a partire dal 1 Gennaio 2019, La Legge di Bilancio 2018 (Legge 27 dicembre 2017, n. 205) ha previsto l'obbligo di fatturazione elettronica tra i soggetti privati (a parte gli esentati).

L'impatto è stato deflagrante.

A tutt'oggi le singole Software House, gli studi di consulenza e la stessa Agenzia delle Entrate, sono state totalmente invase da richieste di assistenza di ogni genere. Ciò denota come il sistema progettato sulla "carta", in termini pratici, ha portato un notevole cambiamento che i singoli soggetti mal hanno digerito. Tutto ciò è scaturito da una tipica attitudine italiana: rimandare il più possibile un cambiamento simile, in attesa della proroga di turno.

Gli studi di contabilità hanno, per forza di cose, adeguarsi ad un nuovo modello di contabilità, definito per l'appunto "digitale", basato sulla gestione diretta da parte dello studio del processo di emissione, contabilizzazione e conservazione della fattura elettronica in un sistema che vede interagire telematicamente il cliente e lo studio che condividono lo spazio digitale entro il quale si svolge il processo di fatturazione.

Ciò ha richiesto per il professionista la necessaria riorganizzazione dello studio e dei processi organizzativi interni, ma, allo stesso tempo, permetterà ai sistemi contabili e amministrativi aziendali di diventare più efficienti e di migliorare significativamente il grado di affidabilità del sistema delle relazioni economiche e commerciali oltre che di compliance normativa e fiscale, assegnando al commercialista un ruolo sempre più centrale nell'intero processo. Infatti, le risorse che in tal modo si liberano per la cancellazione dei tempi richiesti dai processi contabili "analogici" tradizionali, risorse di mera registrazione contabile ovvero, prevalentemente, di raccolta della documentazione cartacea, digitazione dati e archiviazione cartacea, possono essere, in tutto o in parte, reindirizzate alle fasi più propriamente di validazione e controllo dei processi, oltre che di sistemazione e analisi dei dati, con la conseguenza di rendere più efficiente il servizio alla clientela.

A tal proposito, di seguito si riassumono le fasi principali del Ciclo Attivo e del Ciclo Passivo di ogni cliente che lo studio professionale deve gestire con la nuova metologia di lavoro:

 I principali elementi di interesse possono essere così brevemente riassunti:

• la collaborazione studio-cliente diventerà sempre più rilevante, perché consentirà al Commercialista di continuare a svolgere, anche se in modo diverso, quel ruolo centrale di intermediario tra azienda ed Amministrazione Finanziaria che da sempre lo contraddistingue;
  
• l'integrazione tra i diversi moduli che compongono la soluzione software dello studio professionale, consentirà al Commercialista di massimizzare i vantaggi ed i benefici derivanti dalla digitalizzazione, ove con integrazione si intende la capacità dei software di scambiarsi dati in modo veloce e senza ambiguità, favorendo la condivisione delle informazioni tra i diversi soggetti che vi partecipano;
  
• si valorizzano i dati delle fatture che lo studio è in grado di intercettare in tempo reale, informazioni che costituiscono un vero e proprio patrimonio e ad esse potranno essere agganciati servizi a valore aggiunto da proporre ai clienti;
  
• si riduce l'inserimento manuale di una moltitudine di dati contabili da parte del personale degli studi, che vedranno modificate parte delle loro abituali attività e potranno dedicarsi ad attività diverse.