La richiesta di accesso formulata dall'avvocato

Fonte: https://www.giustizia-amministrativa.it/

Inquadramento normativo: art.22 L. n.241/1990; art.5 D.P.R. n.184/2006; art.15 GDPR

Quando la richiesta di accesso ai documenti amministrativi (art.22 e ss. L.240/1990) e in generale ai dati personali dell'interessato (art.15 GDPR) venga formulata dall'avvocato dell'interessato stesso, la richiesta deve provare i poteri di rappresentanza conferiti dall'interessato all'avvocato e deve essere firmata sia dal legale che dall'interessato. Ciò è quanto precisato dalla consolidata giurisprudenza (da ultimo, TAR Brescia, sentenza n. 311/2025; Tribunale di Salerno, sentenza n. 47/2025).

La richiesta di accesso ai documenti amministrativi

La normativa in materia di accesso ai documenti amministrativi prevede che nella richiesta di accesso il richiedente deve

• indicare gli estremi del documento oggetto della richiesta ovvero gli elementi che ne consentano l'individuazione,
• specificare e, ove occorra, comprovare l'interesse connesso all'oggetto della richiesta,
• dimostrare la propria identità e, ove occorra, i propri poteri di rappresentanza del soggetto interessato (art.5 comma 2 D.P.R. n. 184/2006).

Ne discende che quando è presentata da un delegato per conto dell'interessato l'istanza di accesso deve contenere i poteri di rappresentanza del delegato in quanto l'Amministrazione che riceve l'istanza di accesso agli atti deve essere posta nelle condizioni di accertare la sua riferibilità all'interessato, al fine di poter verificare la sussistenza dell'interesse all'ostensione (Consiglio di Stato, sez. V, sentenza n. 4839 del 30.09.2013). 

 Al riguardo i giudici amministrativi hanno precisato che nel caso in cui l'istanza di accesso sia formulata dal difensore è necessario che la stessa

• o sia sottoscritta anche dal diretto interessato e in tal caso allo stesso se ne imputa la provenienza,
• o sia accompagnata dal mandato al difensore, che acquisisce in tal modo il potere di avanzare la stessa in luogo dell'interessato.

In mancanza di sottoscrizione congiunta o di atto procuratorio l'istanza deve considerarsi inammissibile e con essa il ricorso avverso il silenzio dell'Amministrazione (T.A.R. Sardegna, sentenza n. 109 del 15.02.2017; Consiglio di Stato, sez. IV, sentenza n. 317/2016; T.A.R. Lazio, Roma, sentenza n. 18777/2023; T.A.R. Abruzzo, L'Aquila n. 525/2021).

Il potere di proporre l'istanza di accesso

Peraltro, il giudice amministrativo ha escluso che il potere di proporre istanza di accesso agli atti possa ritenersi compreso

• nella procura generale relativa alla difesa nei giudizi civili, che non contempla il potere di proporre istanza di accesso agli atti;
• nel potere di "effettuare notifiche di atti e documenti, anche stragiudiziali", perché nel caso di esercizio del diritto di accesso non si trattava semplicemente di svolgere un'attività di notificazione, ma di esercitare il diritto soggettivo (o di un interesse legittimo) all'accesso documentale spettante all'interessato, redigendo e firmando la relativa richiesta rivolta alla P.A.
• nel potere di "trattare con Uffici od Enti Pubblici di qualsiasi genere", poiché non viene in questione lo svolgimento di una trattativa o più in generale di un'interlocuzione con la P.A., bensì la presentazione di una specifica richiesta scritta, che costituisce esercizio di un diritto (o di un interesse legittimo) (TAR Brescia, 601/2024 del 10/04/2025).

 L'accesso ai dati personali dell'interessato

In materia di accesso ai propri dati personali, il giudice di merito ha affermato che nel caso in cui l'istanza provenga da un avvocato è necessario che la stessa non solo sia sottoscritta sia dall'avvocato che dal diretto interessato, ma deve anche essere accompagnata dal mandato conferito al difensore, il quale acquisisce in tal modo il potere rappresentativo di avanzare la stessa in nome e per conto dell'interessato (Tribunale di Salerno, sentenza n. 47/2025 del 7.01.2025).

Sulla base di questo principio il giudice ordinario ha ritenuto corretto il mancato riscontro da parte di una compagnia telefonica alla richiesta avanzata dall'avvocato dell'interessato, finalizzata a ottenere copia del contratto dell'utenza telefonica, in quanto la richiesta stragiudiziale di consegna del contratto seppur a doppia firma dell'avvocato difensore e dell'intestatario del contratto, non era accompagnata da una procura o una delega sottoscritta dal medesimo intestatario.

Cosa prevede il GDPR

Appare opportuno ricordare che la richiesta di accesso deve essere formulata in applicazione dell'art.15 Gdpr che attribuisce all'interessato il diritto di ottenere dal titolare del trattamento

• la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali (par.1), nonché
• una copia dei dati personali oggetto di trattamento (par.3).

In ogni caso "il diritto di ottenere una copia dei dati personali trattati non deve ledere i diritti e le libertà altrui" (par.4).

Pertanto, gli interessati possono esercitare i propri diritti nei confronti del Titolare, anche tramite un terzo autorizzato dall'interessato, munito di apposita delega/mandato debitamente sottoscritto (ndr).