Fonte: https://www.cassaforense.it/DettaglioConvenzione?id=16856
Al giorno d'oggi con la digitalizzazione dei processi giuridici è sorta l'esigenza di creare nuove modalità di gestione delle comunicazioni legali, che assicurino al contempo semplicità operativa e certezza giuridica. In questo contesto si inserisce la nuova convenzione che Cassa Forense ha sottoscritto con P-uno S.r.l. per consentire ai propri iscritti l'accesso al servizio di notifiche legali digitali.
P-Uno S.r.l. e il servizio Lettere online
P-uno Srl è una società italiana che opera come rivenditore del servizio Lettereonline.it, una piattaforma digitale integrata con Poste Italiane che permette agli avvocati di inviare atti giudiziari e raccomandate in modalità telematica, attraverso un sistema che garantisce un flusso di comunicazione conforme alla legislazione vigente.
In particolare, Lettereonline è progettata per digitalizzare l'intero flusso delle comunicazioni formali e delle notifiche in proprio.
Come avviene il flusso
Il servizio si articola in una serie di passaggi. In particolare, il professionista deve:
1) accedere alla piattaforma dal proprio computer,
2) caricare l'atto o il documento da notificare, in formato PDF, Doc o firmato digitalmente in Cades/Pades,
3) inserire i dati del mittente e del destinatario ed eventuale il codice fiscale o la partita IVA per l'identificazione,
4) confermare e procedere con il pagamento.
Una volta caricato il file e confermato l'invio, il file viene trasmesso a una piattaforma online integrata con Poste Italiane che, in modo totalmente automatizzato riceve il file telematico, lo stampa, lo imbusta e procede alla spedizione fisica o digitale a norma di legge (L. 890/1982 e L. 53/1994).
Ogni fase del processo, dalla presa in carico fino alla consegna o all'esito finale della spedizione, è tracciata e consultabile online. L'utente riceve notifiche costanti sullo stato di avanzamento e, per ogni invio effettuato tramite la piattaforma, sono disponibili:
- una ricevuta di accettazione digitale con marca temporale;
- il tracciamento completo della spedizione;
- la versione digitalizzata dell'Avviso di Ricevimento (AR) e degli eventuali avvisi di giacenza (CAD e CAN).
Inoltre, per gli studi legali che gestiscono flussi documentali complessi o volumi elevati di spedizioni, la piattaforma offre strumenti avanzati di integrazione tramite API (Application Programming Interface). Questi consentono di avviare le spedizioni e ricevere i relativi esiti di notifica direttamente dal proprio software gestionale o CRM interno, senza dover accedere ogni volta alla piattaforma web.
Conformità normativa
Il servizio è conforme alla legislazione vigente, in particolare:
- alla Legge 53/1994, che disciplina le notifiche eseguite dagli avvocati,
- alla Legge 890/1982, per la notifica degli atti a mezzo posta,
- al D. Lgs. n.82/2005 (Codice dell'Amministrazione Digitale), per quanto riguarda il documento informatico e la conservazione digitale.
I Vantaggi per gli avvocati
I vantaggi offerti da questo servizio ai professionisti sono molteplici. Innanzitutto, aderendo alla convenzione, gli iscritti all'Ente previdenziale possono usufruire di un servizio automatizzato, che garantisce la conformità normativa, la tracciabilità delle spedizioni e il relativo valore probatorio, beneficiando al contempo di condizioni contrattuali agevolate, tra cui:
- accesso gratuito alla piattaforma;
- tariffe tecnologiche ridotte per i servizi relativi agli Atti Giudiziari On Line (AGOL) e alle Raccomandate On Line (ROL).
Dal punto di vista organizzativo, il sistema consente di
- ridurre le attività manuali, gestendo in maniera digitale le attività di stampa, imbustamento e spedizione tramite Poste Italiane direttamente dal PC,
- eliminare la necessità di recarsi fisicamente in posta o di gestire documentazione cartacea,
- migliorare l'organizzazione interna,
- avere un controllo più immediato sulle comunicazioni inviate,
- conservare in modo ordinato la documentazione probatoria,
- ridurre i rischi di smarrimento documentale.
Come aderire alla convenzione
Per aderire alla convenzione è necessario accedere alla propria area riservata. Una volta effettuato l'accesso, il sistema consente di:
- disporre di un borsellino elettronico prepagato, ricaricabile autonomamente;
- ottenere un preventivo in tempo reale prima di ogni invio;
- ricevere una ricevuta di accettazione con marca temporale al termine di ciascuna spedizione.
Per ulteriori informazioni sulle modalità di adesione e sulle condizioni della convenzione, è possibile consultare la pagina dedicata sul sito di Cassa Forense.