Al giorno d'oggi, il professionista di turno si ritrova sommerso di domande più o meno plausibili, da parte di clienti che non vogliono staccarsi dalla tanto cara e amata "carta". Spesso ci viene chiesto: "cos'è la PEC?". In quel momento ti senti pervaso da sentimenti misti, che vanno dallo scoramento più assoluto, al pensiero che si tratti di una battuta. In un secondo mille domande ti frullano in testa: "e ora, chi gli spiega la fattura elettronica? E la comunicazione dei corrispettivi telematici? E la GDPR?".
Ormai, una delle attività principali di un buon professionista è quella di "istruire" i clienti di tutte le informazioni e di tutte quelle azioni analogiche che dovrà, per forza di cose, abbandonare. Di fatto, la nostra, è una attività "socialmente utile". Il professionista fa da filtro tra le richieste sempre più complesse del legislatore e le conoscenze pressoché nulle che il cliente ha delle stesse.
Proprio per questo, il professionista oggi è chiamato ad un cambiamento epocale del proprio modo di svolgere il proprio lavoro. Da tantissimi, tutto questo è visto come una sciagura, l'apocalisse di ciò che è stato, fino ad adesso, il suo modus operandi. Mai affermazione fu talmente falsa: Opportunità.
E' stato dimostrato come la redditività dello studio professionale aumenti, all'aumentare dell'innovazione digitale nei processi produttivi degli studi stessi. Nel 2017 la spesa in tecnologie ICT di avvocati, commercialisti e consulenti del lavoro italiani, ha raggiunto la cifra di 1.172 milioni di euro, con una crescita del 2,6% rispetto ai dodici mesi precedenti, trainata soprattutto da investimenti per l'adeguamento a obblighi normativi. Ma una buona parte degli studi si serve del digitale anche come leva per innovare i servizi, migliorare l'efficienza dei propri processi lavorativi e la relazione con la clientela: l'80%, infatti, dispone di un archivio almeno in parte digitale, quasi uno studio su due (il 46%) è sul cloud e il 27% gestisce i rapporti con i clienti attraverso strumenti digitali, anche se sono ancora minoritari gli studi che utilizzano le tecnologie più di frontiera, come Artificial Intelligence e Business Intelligence. Le tecnologie più adottate sono firma digitale (97%), fatturazione elettronica (42%) e software per le videochiamate (36%). Tali investimenti hanno permesso una maggior efficienza ed efficacia dei processi produttivi, permettendo al professionista una redditività maggiore rispetto ai processi analogici (Fonte Politecnico di Milano – studio del 18/04/2018).
5 sono le fasi identificate come principali, affinché uno studio professionale possa adeguarsi al meglio a questa sfida tecnologica:
- 1.Coinvolgere il team e i clienti: identificare i target futuri dello studio è una fase preliminare di vitale importanza. Esaminare i clienti attuali, le risorse a disposizione, le competenze, le modalità di relazione con fattori esterni. Il sistema digitale si deve armonizzare a tutte queste principali variabili
- 2.Dematerializzazione dei processi produttivi: ormai far scomparire la carta non basta più, bisogna puntare alla digitalizzazione di interi processi produttivi. L'intento sarà quello di gestire nel tempo sempre meno documenti cartacei e sempre più dati elettronici elaborabili.
- 3.Cloud è meglio: l'ambiente di lavoro e le sue infrastrutture devono consentire al professionista di lavorare in mobilità. Attraverso il cloud e la condivisione istantanea di dai necessari ai processi produttivi (smartworking) di fatto rende l'ambiente lavorativo molto più collaborativo tra il professionista e l'eventuale collaboratore. Da non sottovalutare la portabilità dei dati anche presso la sede del cliente, ampliando la gamma di servizi erogati e migliorando la propria redditività.
- 4.Scambio di dati Cliente-Professionista in tempo reale: la forma di collaborazione digitale con i propri clienti sarà un aspetto di sicuro impatto nei processi produttivi. Il tempo di invio tramite i canali standard, sarà recuperato attraverso la condivisione di documenti (opportunamente classificati e autorizzati alla condivisione) che il cliente può decidere di visionare o scaricare tramite cloud.
- 5.Nuovi modelli di Business: la digitalizzazione è un mezzo attraverso cui trovare nuovi servizi da erogare altrimenti sarebbe solo una mero miglioramenti in termini di tempi (efficienza). La crescita delle competenze all'interno dello studio deve consentire l'introduzione di tecnologie in grado di lavorare sulla grande massa di dati e di produrre nuovi servizi, dunque maggior reddito.